2FA cho BambooHR: cách thiết lập ứng dụng xác thực cho 2-Step Login

BambooHR là hệ thống nhân sự mà nhiều công ty dùng cho phiếu lương, nghỉ phép, phúc lợi và hồ sơ nhân viên của bạn. Xác thực hai yếu tố của hệ thống này được gọi là 2-Step Login (đăng nhập hai bước), và đây không phải thứ bạn có thể tự bật: quản trị viên BambooHR của công ty bạn quyết định tính năng này được cung cấp, là tùy chọn hay là bắt buộc. Khi đã bật, BambooHR hỏi mã từ ứng dụng xác thực bên cạnh mật khẩu. Tin nhắn SMS và mã khôi phục cũng có, nhưng BambooHR giờ giới thiệu chúng như phương án dự phòng và đặt ứng dụng xác thực lên đầu (BambooHR). Hướng dẫn này dùng Authenticator App - Novaz trên iPhone. Mọi ứng dụng xác thực đều làm theo cách tương tự, và trợ giúp của BambooHR cũng nói như vậy.

Cách chúng tôi kiểm tra hướng dẫn này: các bước cho BambooHR lấy từ các bản cập nhật sản phẩm và trung tâm trợ giúp của chính BambooHR (có liên kết bên dưới), mà chúng tôi đã đọc vào ngày 21 tháng 10 năm 2026. Các bài trong trung tâm trợ giúp giờ chỉ tải được khi có JavaScript, nên chúng tôi đọc bản lưu trữ của các phiên bản trước đó trên web.archive.org, được lưu vào tháng 3 và tháng 6 năm 2023. Từ đó đến nay, BambooHR đã đơn giản hóa các màn hình thiết lập, nên các nhãn có thể khác. Chúng tôi chưa thử các bước này trên một tài khoản BambooHR. Các bước trong Novaz đã được kiểm tra trên ứng dụng, phiên bản 1.0.5.

Trước tiên, quản trị viên phải bật tính năng

Quản trị viên bật 2-Step Login trong Account (tài khoản) ở Settings (cài đặt): chọn 2-Step Login, rồi Get Started (bắt đầu), và chọn một trong ba mức (BambooHR):

• Enabled For All (bật cho tất cả): ai cũng có thể chọn dùng, không ai bắt buộc.
• Require For All (bắt buộc cho tất cả): mọi người phải dùng từ ngày bắt đầu do quản trị viên chọn.
• Required By Access Level (bắt buộc theo cấp truy cập): chỉ một số cấp truy cập phải dùng, các cấp khác vẫn có thể chọn dùng.

BambooHR đã bổ sung lựa chọn tự nguyện và tin nhắn SMS sau này, như một bản cập nhật cho chính cài đặt này (BambooHR). Nếu công ty bạn dùng BambooHR Payroll và bạn đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu BambooHR, trang năm 2023 của BambooHR cho biết 2-Step Login là bắt buộc (BambooHR).

Bật 2FA bằng ứng dụng xác thực

Bạn phải làm việc này trên trình duyệt web, tốt nhất là trên máy tính. Ứng dụng di động của BambooHR không thiết lập được, dù sau đó vẫn hỏi mã (BambooHR).

1. Đăng nhập trang BambooHR của công ty bạn. Nếu 2-Step Login đã hoặc sắp bắt buộc, một thông báo sẽ cho bạn biết ngày. Chọn thiết lập ngay, hoặc Not Yet (chưa) để hoãn đến ngày đó.
2. Chọn ứng dụng xác thực làm phương thức. Đây là lựa chọn được chọn sẵn trong quy trình thiết lập hiện tại (BambooHR).
3. BambooHR hiển thị một mã QR. Trong Novaz, chạm vào +, rồi Quét mã QR, và hướng camera vào mã.
4. Nếu bạn thiết lập trên trình duyệt của chính iPhone, BambooHR cho biết bạn không thể quét mã và đưa ra Enter Code Manually (nhập mã thủ công) thay vào đó. Trang năm 2023 của họ mô tả khóa đó dài 10 ký tự. Novaz cần khóa nhập tay dài ít nhất 16 ký tự, nên khóa ngắn như vậy sẽ không nhập tay được. Hãy chụp ảnh màn hình mã QR và thêm vào Novaz bằng +, rồi Chọn ảnh. Xem cách quét mã QR trên cùng một iPhone. Nếu BambooHR hiển thị khóa dài hơn, bạn có thể nhập bằng +, rồi Nhập khóa thủ công, vào ô Khóa cài đặt.
5. Nhập mã 6 chữ số từ Novaz vào BambooHR. Mã của BambooHR đổi mỗi 30 giây. Đánh dấu ô nếu bạn muốn BambooHR ghi nhớ máy tính này trong 30 ngày, rồi chọn Next (tiếp).

Nếu quản trị viên công ty bạn chọn Enabled For All, các trang của BambooHR mà chúng tôi đọc được không nói bạn chọn dùng ở đâu trong tài khoản của mình.

Thêm mã khôi phục làm phương án dự phòng

Năm 2023, BambooHR hiển thị mã dự phòng ngay sau khi thiết lập, để tải xuống hoặc in. Trong quy trình hiện tại, mã khôi phục và tin nhắn SMS nằm sau Add a backup method (thêm phương thức dự phòng), nên bạn phải tự đi tìm (BambooHR). Hãy làm việc đó. Nếu bạn mất điện thoại mà không có bản sao lưu Novaz, các mã này là thứ giúp bạn vào được.

Mỗi mã dùng được một lần và bị gạch bỏ sau khi dùng. Bạn có thể tạo mã mới nếu làm mất hoặc nghĩ rằng ai đó đã thấy chúng. Trang năm 2023 của BambooHR đặt chúng dưới ảnh đại diện của bạn, tại View 2-Step Login Backup Codes (xem mã dự phòng 2-Step Login) (BambooHR). Xem thêm ở Mã dự phòng 2FA.

Khi BambooHR hỏi mã

Mỗi lần đăng nhập, trừ khi bạn đã đánh dấu ô ghi nhớ máy tính, có hiệu lực 30 ngày. Một máy tính hoặc trình duyệt khác sẽ cần mã mới, và ứng dụng di động cũng vậy sau khi bạn đã thiết lập 2-Step Login (BambooHR).

Nếu BambooHR từ chối mã của bạn

Hãy thong thả: BambooHR khóa bạn ngoài tài khoản trong 30 phút sau quá nhiều lần nhập sai mã (BambooHR). Phần lớn mã bị từ chối là do đồng hồ của iPhone. Mở Cài đặt › Cài đặt chung › Ngày & Giờ và bật Đặt tự động. Novaz cảnh báo khi đồng hồ lệch từ 15 giây trở lên. Các nguyên nhân khác có trong Mã xác thực không hoạt động?

Điện thoại mới hoặc mất điện thoại

BambooHR không mô tả cách tự chuyển 2-Step Login sang điện thoại mới. Với Novaz, bạn có thể khôi phục tài khoản trên iPhone mới từ bản sao lưu iCloud hoặc tệp sao lưu (chuyển sang iPhone mới). Nếu không có, cách BambooHR đưa ra là công ty đặt lại cho bạn:

• Quản trị viên có thể đặt lại cho bạn từ cài đặt 2-Step Login, hoặc từ hồ sơ nhân viên của bạn trong Security (bảo mật), rồi Reset 2-Step Login (đặt lại 2-Step Login) (BambooHR).
• Quản trị viên cũng có thể trao quyền đó cho các cấp truy cập tùy chỉnh, dành cho những nhân viên cần thay đổi phương thức xác minh (BambooHR).

Vì vậy, nếu bạn mất điện thoại, hãy dùng một mã khôi phục, rồi nhờ bộ phận nhân sự đặt lại. Nếu chính bạn là quản trị viên và bị khóa ngoài, trang năm 2023 của BambooHR liệt kê ba cách theo thứ tự: một quản trị viên khác đặt lại cho bạn, bạn dùng mã dự phòng, hoặc bạn gọi bộ phận hỗ trợ của BambooHR, việc này cần sự chấp thuận bằng văn bản của một Full Admin (quản trị viên toàn quyền). Trang không nói việc đó mất bao lâu. Xem thêm Mất điện thoại có ứng dụng xác thực?

Tắt tính năng

Chỉ quản trị viên mới tắt được, cho toàn công ty, từ cùng cài đặt 2-Step Login. Khi đó nhân viên có thể đăng nhập ngay mà không cần mã. Nếu sau này quản trị viên bật lại, các thiết lập trước đó của mọi người vẫn hoạt động (BambooHR).

Trợ giúp chính thức của BambooHR

• 2-Step Login (đăng nhập hai bước; bản cập nhật sản phẩm)
• Simplified 2-Step Setup (thiết lập hai bước đơn giản hơn; bản cập nhật sản phẩm)
• 2-Step Login enablement for all users (bật 2-Step Login cho mọi người dùng; bản cập nhật sản phẩm)
• Access Levels for MFA Reset (cấp truy cập để đặt lại MFA; bản cập nhật sản phẩm)
• Set Up Your 2-Step Login (thiết lập 2-Step Login; đọc qua bản lưu trữ từ tháng 3 năm 2023, khi đó có tiêu đề "2-Step Login Setup")
• 2-Step Login, for admins (2-Step Login cho quản trị viên; đọc qua bản lưu trữ từ tháng 6 năm 2023)