2FA cho Actionstep: cách thiết lập ứng dụng xác thực

Actionstep là phần mềm quản lý hành nghề và kế toán pháp lý cho các công ty luật, và khi đăng nhập tại go.actionstep.com, bạn mở hệ thống Actionstep của công ty mình. Actionstep gọi xác thực hai yếu tố là "xác thực đa yếu tố" (MFA), và phương thức duy nhất là một ứng dụng xác thực trên điện thoại hoặc máy tính. Bạn có thể tự bật, hoặc quản trị viên của công ty có thể bắt buộc (Actionstep). Bước thiết lập hỏi hai mã, không phải một, và không có mã dự phòng, nên nếu bị khóa, bạn phải nhờ quản trị viên của công ty. Hướng dẫn này dùng Authenticator App - Novaz trên iPhone. Mọi ứng dụng xác thực đều làm theo cách tương tự.

Cách chúng tôi kiểm tra hướng dẫn này: các bước cho Actionstep lấy từ trung tâm trợ giúp của chính Actionstep (có liên kết bên dưới), mà chúng tôi đã đọc vào ngày 21 tháng 10 năm 2026. Các trang bài viết từ chối các yêu cầu tự động thông thường, nên chúng tôi đọc cùng các bài đó qua nguồn cấp bài viết công khai của trung tâm trợ giúp trên support.actionstep.com. Chúng tôi chưa thử các bước này trên một tài khoản Actionstep, nên có thể một vài nhãn hơi khác. Các bước trong Novaz đã được kiểm tra trên ứng dụng, phiên bản 1.0.5.

Có bắt buộc không?

Tùy công ty của bạn. Quản trị viên có thể bật Enforce Multi-factor Authentication (MFA) (bắt buộc xác thực đa yếu tố) trong Admin › Users & permissions › Authentication settings (quản trị › người dùng và quyền › cài đặt xác thực). Khi đó người dùng không thể bỏ qua bước thiết lập ở lần đăng nhập đầu tiên, dù quản trị viên có thể loại trừ một số người dùng cụ thể (Actionstep).

Actionstep có thêm một quy tắc theo khu vực: nếu hệ thống của bạn ở Úc hoặc New Zealand và được liên kết với Xero hoặc đã thiết lập kế toán, người dùng chưa có MFA sẽ được yêu cầu thiết lập mỗi lần đăng nhập (Actionstep).

Nếu bạn đăng nhập bằng Sign in with Microsoft hoặc Sign in with Google (đăng nhập bằng Microsoft/Google), và MFA được bật ở cả Actionstep lẫn tài khoản đó, bạn phải vượt qua cả hai bước kiểm tra (Actionstep).

Bật MFA bằng ứng dụng xác thực

Các bước của Actionstep, trong Practice Management (Actionstep):

1. Nhấp vào biểu tượng hồ sơ người dùng và chọn Manage Profile (quản lý hồ sơ). Trang My Profile (hồ sơ của tôi) mở ra.
2. Trong mục Password (mật khẩu), xem dòng Multi-factor authentication. Nếu chưa được cấu hình, nhấp vào Activate (kích hoạt).
3. Cửa sổ Set up multi-factor authentication (MFA) (thiết lập xác thực đa yếu tố) xuất hiện cùng một mã QR. Trong Novaz, chạm vào +, rồi Quét mã QR, và hướng camera vào mã. Nếu mã QR hiện trên chính màn hình iPhone của bạn, hãy chụp ảnh màn hình và dùng Chọn ảnh. Xem quét mã QR trên cùng một iPhone.
4. Nếu không quét được, nhấp vào Show secret key for manual configuration (hiện khóa bí mật để cấu hình thủ công) bên dưới mã QR. Trong Novaz, chạm vào +, rồi Nhập khóa thủ công, và dán khóa đó vào ô Khóa cài đặt. Xem Khóa cài đặt 2FA là gì?
5. Actionstep cần hai mã từ ứng dụng, nhập vào hai ô. Novaz hiển thị mỗi lần một mã, nên hãy nhập mã hiện tại vào ô thứ nhất, chờ Novaz hiển thị mã tiếp theo, rồi nhập mã đó vào ô thứ hai.
6. Nhấp vào Save (lưu).

Trợ giúp của Actionstep không nói mã dài bao nhiêu hay bao lâu thì đổi. Quét mã QR là lựa chọn an toàn hơn, vì mã mang các thông số đó vào Novaz. Khóa nhập bằng tay luôn tạo mã 6 chữ số, đổi mỗi 30 giây.

Đăng nhập sau khi thiết lập

Bạn đăng nhập bằng địa chỉ email và mật khẩu như trước, rồi Actionstep hỏi mã xác minh từ ứng dụng (Actionstep). Trợ giúp không nhắc đến cách tin cậy một thiết bị để bỏ qua mã.

Không có mã dự phòng

Trợ giúp của Actionstep không nhắc đến mã dự phòng, mã khôi phục hay phương thức thứ hai nào. Novaz giữ các khóa trên iPhone của bạn trừ khi bạn bật Sao lưu iCloud hoặc xuất tệp sao lưu, vì vậy bạn nên tạo bản sao lưu Novaz và biết ai là quản trị viên Actionstep của công ty trước khi cần đến.

Nếu Actionstep từ chối mã của bạn

Trợ giúp của Actionstep không có lời khuyên nào cho mã bị từ chối. Trong lúc thiết lập, hãy chắc rằng hai mã là hai mã khác nhau, liên tiếp nhau. Khi đăng nhập, nguyên nhân thường gặp là đồng hồ của iPhone: mở Cài đặt › Cài đặt chung › Ngày & Giờ và bật Đặt tự động. Novaz cũng cảnh báo khi đồng hồ lệch từ 15 giây trở lên. Xem thêm nguyên nhân ở Mã xác thực không hoạt động?

Nếu bạn mất ứng dụng xác thực

Một quản trị viên có đủ quyền có thể tắt MFA cho bạn (Actionstep):

1. Quản trị viên vào Admin › Users & permissions và chọn tên của bạn, hoặc nhấp vào Edit (sửa) bên cạnh tên.
2. Trong cửa sổ Edit user (sửa người dùng), ở mục Multifactor Authentication, họ tắt MFA Enabled (đã bật MFA).
3. Họ chọn I accept the billing changes and understand the terms of use (tôi chấp nhận thay đổi về thanh toán và hiểu điều khoản sử dụng), rồi nhấp vào Save.

Sau đó bạn có thể đăng nhập mà không cần mã, và Actionstep nói rằng bạn nên tự bật lại MFA theo các bước ở trên. Nếu bạn là quản trị viên duy nhất, trợ giúp của Actionstep không mô tả cách nào khác; bài viết về đăng nhập hướng bạn đến Actionstep Support khi gặp vấn đề đăng nhập (Actionstep). Xem thêm Mất điện thoại có ứng dụng xác thực?

Đổi điện thoại hoặc tắt MFA

Actionstep không mô tả việc chuyển MFA sang điện thoại mới. Cách được ghi trong tài liệu là tắt rồi thiết lập lại: trên My Profile, trong mục Password, nhấp vào Deactivate (vô hiệu hóa) bên cạnh Multi-factor authentication, nhập một mã từ ứng dụng, xác nhận rồi nhấp vào Save (Actionstep). Sau đó kích hoạt lại bằng iPhone mới. Hãy làm khi bạn vẫn còn máy cũ. Với bản sao lưu iCloud hoặc tệp sao lưu của Novaz, bạn có thể bỏ qua bước này và khôi phục tài khoản trên iPhone mới. Xem Cách chuyển ứng dụng xác thực sang iPhone mới.

Nếu công ty bạn bắt buộc MFA, bài viết về hồ sơ của Actionstep cho biết mục đó vẫn cho phép bạn xem lại mã QR của MFA (Actionstep). Bài viết không nói việc này ảnh hưởng gì đến điện thoại cũ, nên hãy thử mã mới trước khi xóa mục cũ.

Trợ giúp chính thức của Actionstep

• Setting Up Individual Multi-Factor Authentication (MFA) (thiết lập MFA cho cá nhân)
• Enforcing Multi-Factor Authentication or Single Sign-On for Users (Admin) (bắt buộc MFA hoặc SSO cho người dùng, dành cho quản trị viên)
• Signing in to Actionstep (đăng nhập Actionstep)
• Signing in with Microsoft or Google Single Sign-On (SSO) (đăng nhập bằng SSO của Microsoft hoặc Google)
• Getting to Know the 'My Profile' Page (làm quen với trang "My Profile")