2FA en Capsule CRM: cómo configurar una app de autenticación

Capsule es un CRM que los equipos pequeños usan para contactos, embudos de ventas y proyectos. En Capsule, la autenticación de dos factores (2FA) significa un código de una app de autenticación en tu teléfono, y las páginas de ayuda no describen ningún código de respaldo. Tus alternativas son un número de teléfono de respaldo y los administradores de tu cuenta (Capsule). Configúralos antes de necesitarlos.

La 2FA es opcional para cada usuario, salvo que tu Super Administrator la haga obligatoria para toda la cuenta. Esta guía usa Authenticator App - Novaz en el iPhone, pero cualquier app de autenticación funciona igual.

Cómo comprobamos esta guía: los pasos de Capsule proceden de sus propias páginas de soporte y de su blog, enlazados más abajo, que consultamos el 21 de octubre de 2026. No los hemos probado en una cuenta de Capsule, así que alguna etiqueta puede variar ligeramente. Los pasos de Novaz están comprobados en la app, versión 1.0.5.

Si inicias sesión mediante el inicio de sesión único de Google Workspace o QuickBooks, es la seguridad de ese sistema la que protege tu inicio de sesión (Capsule). Esta guía es para un nombre de usuario y una contraseña de Capsule.

Activar la 2FA con una app de autenticación

La ayuda de Capsule menciona Google Authenticator, Microsoft Authenticator y Authy como apps compatibles (Capsule). No dice que otras apps estén bloqueadas. Los pasos:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Capsule y haz clic en tu nombre en la barra de menú superior.
2. Elige My Preferences (mis preferencias) y luego Password and Security (contraseña y seguridad).
3. Desplázate hasta la sección Two-factor authentication (autenticación de dos factores) y haz clic en Enable Now (activar ahora).
4. Capsule muestra entonces sus propias pantallas de configuración. Su ayuda no las describe, así que sigue lo que aparezca en pantalla. Si ves un código QR, abre Novaz, toca +, luego Escanear código QR, y apunta la cámara hacia él. Si el código está en el mismo iPhone, haz una captura de pantalla y usa Elegir una foto (cómo escanear un código QR en el mismo iPhone).
5. Si Capsule te da en cambio una clave en texto, toca + y luego Introducir clave manualmente en Novaz. Rellena Servicio (por ejemplo, Capsule), Cuenta si quieres, y pega la clave en Clave de configuración. Consulta ¿Qué es una clave de configuración de 2FA?
6. Escribe el código que muestra Novaz donde Capsule te lo pida para terminar.

La ayuda de Capsule no dice cómo se llama la clave ni cómo están configurados sus códigos, así que escanea el código QR si puedes. Transmite a la app los ajustes del código; una clave escrita siempre genera 6 dígitos cada 30 segundos en Novaz.

Añade enseguida un número de teléfono de respaldo

La ayuda de Capsule no menciona códigos de respaldo. Su propia opción de respaldo es un número de teléfono. Para añadirlo, ve a My Preferences › Password & Security y, en la sección Two Factor Authentication, haz clic en Add Now (añadir ahora) (Capsule).

Esto importa incluso con Novaz. Su Copia en iCloud o un archivo de copia de seguridad te permite restaurar tus cuentas en un iPhone nuevo, pero si pierdes el teléfono sin ninguno de los dos, el número de respaldo o un administrador son tu forma de volver a entrar.

Cuando tu empresa hace obligatoria la 2FA

Un Super Administrator puede activar Required two factor authentication (autenticación de dos factores obligatoria) en Account Settings (ajustes de la cuenta) › Users and Teams (usuarios y equipos). Quien no tenga la 2FA se desconecta al instante, pierde el trabajo no guardado y tiene que configurar la 2FA en el siguiente inicio de sesión antes de poder volver a entrar (Capsule). Si te aparece esa petición, los pasos de arriba siguen siendo válidos.

Los administradores pueden ver quién tiene la 2FA activada en la lista Users (usuarios) de los ajustes de la cuenta (Capsule).

Cuándo pide Capsule un código

Capsule pide el código cuando inicias sesión. Su ayuda menciona una opción, escrita allí como «Don't again ask for 30 days» (no volver a preguntar durante 30 días), que omite la petición en ese navegador durante un mes (Capsule). La etiqueta en pantalla puede ser algo distinta.

Si Capsule rechaza tu código

La ayuda de Capsule no trata los códigos rechazados. La causa habitual es el reloj del teléfono. En el iPhone, ve a Ajustes › General › Fecha y hora y activa Ajuste automático. Novaz también te avisa cuando el reloj tiene un desfase de 15 segundos o más. Otras causas en ¿El código de autenticación no funciona?

Si pierdes tu app de autenticación

Capsule describe tres formas de volver a entrar (Capsule):

• Sigues con la sesión iniciada en un navegador de confianza. Si elegiste la opción de 30 días y todavía puedes entrar, ve a My Preferences › Password and Security y desactiva tú mismo la 2FA.
• Tu número de teléfono de respaldo. Empieza a iniciar sesión como siempre. En la pantalla del código, haz clic en Having trouble logging in via two-factor authentication? (¿problemas para iniciar sesión con la autenticación de dos factores?). Capsule te envía por correo instrucciones para enviar un código a tu teléfono de respaldo. Escribe ese código y Capsule desactiva la 2FA de tu inicio de sesión.
• Un administrador. Otro administrador de tu cuenta de Capsule abre tu página de usuario y usa la acción Disable two-factor authentication (desactivar la autenticación de dos factores) en tu ficha de usuario.

Capsule no describe ningún restablecimiento de la 2FA gestionado por el soporte, y no dice cuánto tarda nada de esto. Para problemas generales de inicio de sesión, su ayuda remite a support@capsulecrm.com. Cuando vuelvas a entrar, configura de nuevo la 2FA con tu teléfono nuevo. Más información en ¿Has perdido el teléfono con tu app de autenticación?

Cambiar de teléfono

Capsule no documenta ninguna forma de pasar la 2FA a un teléfono nuevo. Mientras todavía puedas iniciar sesión, desactiva la 2FA en Password and Security y vuelve a configurarla en el teléfono nuevo. Si Novaz tiene copia de seguridad con la Copia en iCloud o un archivo de copia de seguridad, puedes restaurarla en el iPhone nuevo en su lugar. En cualquier caso, conserva el teléfono antiguo hasta que el nuevo funcione. Consulta Cómo pasar tu app de autenticación a un iPhone nuevo.

Desactivar la 2FA

Ve a My Preferences › Password and Security y desactiva allí la autenticación de dos factores. Después, quita la entrada de Capsule de Novaz: ábrela y toca Eliminar cuenta. Si tu Super Administrator ha hecho obligatoria la 2FA, la necesitas para seguir usando la cuenta.

Ayuda oficial de Capsule

• User Guide to Getting Started (guía de inicio para usuarios)
• Account Responsibilities and Super Administrator (responsabilidades de la cuenta y Super Administrator)
• Security and Data Protection (seguridad y protección de datos)
• Security & Permissions (seguridad y permisos)
• Introducing two-factor authentication (presentamos la autenticación de dos factores)